Apakah Anda sering merasa kerepotan saat menjadi panitia sebuah seminar? Sering dicuekin narasumber atau pembicara seminar, pesannya tidak pernah terbalas hanya dibaca saja? Pasti cukup kesusahan sekali. Berikut ini ada tips-tips agar tidak perlu mengalami penolakan lagi.
Cara Mengundang Pembicara Seminar
Seringkali menjadi panitia sebuah seminar bukanlah hal yang mudah dilakukan. Pastinya Anda akan merasakan kesusahan di beberapa bidang, misalkan dalam mengundang pembicara seminar yang sibuk dan memiliki jadwal yang rapat. Nah beginilah resiko, namun ada tips untuk mengatasinya:
-
Cari dan Data Daftar Pembicara
Setelah selesai memutuskan konsep materi seminar yang akan dipakai, barulah Anda bisa memilih pembicara mana sekiranya tepat untuk dihadirkan dalam acara tersebut. Jika belum ada list, carilah di mesin pencarian atau bisa menanyakan pada beberapa orang yang paham akan informasi tersebut.
Diusahakan tidak memutuskan dengan buru-buru agar pembicara yang hadir benar-benar mempunyai tanggung jawab, pemikiran sepaham dengan Anda agar perjalanan diskusi, dan komunikasi berjalan dengan lancar. Pasti tidak menyenangkan saat berada di ruangan dengan sosok yang kurang sepaham.
-
Tetap Pakai Bahasa yang Sopan
Pertama jangan lupakan sopan santun, apalagi jika belum mengenal pembicara tersebut. Hal ini sering terjadi ketika panitia mendapatkan mandat untuk mengirim pesan pada pembicara yang berasal dari dosen luar kampus, justru mengirimkan pesan bernada santai dan kurang ada kesan hormat.
Poin pentingnya saat menjalin sebuah komunikasi untuk pertama kali, tentunya pihak Anda adalah yang membutuhkan bantuan. Maka jangan sampai perkataan yang diucapkan atau disampaikan justru memberikan kesan pertama yang buruk.
-
Awali dengan Perkenalan Diri
Jangan merasa menjadi orang terkenal sekalipun Anda adalah orang dengan posisi penting dalam organisasi ataupun perusahaan tersebut. Saat pertama kali mengirimkan pesan tetap awali dengan kalimat perkenalan tentang identitas diri. Dengan begitu, calon pembicara akan merasa dihormati.
Memperkenalkan diri dengan baik adalah salah satu rasa hormat terhadap pembicara seminar tersebut. Kemudian, pastikan Anda sudah mengerti bagaimana cara menyusun kalimat perkenalan diri yang baik. Minimal sudah ada nama lengkap dan maksud yang ingin disampaikan dan jangan terasa ambigu.
-
Berikan Penjelasan yang Jelas
Saat komunikasi sudah berjalan dua arah, Anda tetap harus menjaga kalimat komunikasi yang baik dan sopan agar lawan bicara tetap merasa nyaman. Jangan malas untuk mengetik panjang lebar untuk menyampaikan maksud agar tidak terjadi kesalah pahaman.
Banyak orang yang justru memilih menelpon langsung daripada mengetik, padahal belum tentu lawan bicara merasa nyaman ketika di telfon tanpa persetujuan sebelumnya. Berkirim pesan dengan orang asing apalagi dalam konteks formal harus memakai kaidah 5W + 1H di awal percakapan.
-
Menunggu Respon dengan Sabar
Ini adalah langkah yang mungkin paling susah dilakukan, yaitu menunggu balasan dari pembicara seminar. Terlebih pembicara internet marketing yang notabene banyak agenda. Seperti yang telah diketahui mereka ini adalah orang-orang sibuk dengan segudang rutinitas, waktu senggangnya tentu tidak banyak. Untuk itu harus memahami hal tersebut dengan baik.
Jangan sampai Anda justru mengirim pesan lagi padahal pesan yang pertama belum dibalas. Alhasil, hanya akan kehilangan simpati dari orang tersebut. Pasti tidak mau akan merasa gagal karena tidak bisa menjalankan misi dengan baik. Maka, bersabarlah sebentar sampai ada balasan yang masuk.
-
Persiapkan Materi dengan Baik
Setelah pesan dibalas, Anda pasti akan ditanya balik materi apa yang harus diberikan pada saat seminar. Inilah mengapa harus mempersiapkan penjelasan dengan baik agar tidak gelagapan dan justru bicara tidak ada poinnya. Bisa dipastikan pembicara seminar akan menolaknya dan segera blok nomormu.
Setidaknya, walaupun tidak mengenal pembicara tersebut secara personal, kesan yang ditinggalkan tetap baik. Hal ini bisa jadi bekal ketika akan mengundang di kesempatan lainnya. Jalan mulus akan dilalui, karena pengalaman sudah berhasil meyakinkan mereka dengan kata-kata sopan.
-
Membuat Undangan
Ada cara yang lebih sopan lagi sebetulnya ketika hendak mengundang narasumber atau pembicara seminar. Ketika baru pertama kali melakukannya selain dengan media komunikasi (seperti Whatsapp), sebenarnya bisa juga menggunakan surat undangan resmi dengan bahasa baku.
Undangan resmi yang bersifat formal ini tentu saja harus dilengkapi dengan kop surat, tanda tangan dan cap surat basah. Kemudian jangan lakukan pengiriman pos atau dititipkan. Usahakan tetap memberikan langsung pada pembicara seminar tersebut. Hal ini akan membuat kesan dihormati dengan tulus.
Apa Pentingnya Mengundang Pembicara Seminar?
Bagi sebagian orang pasti merasa jika mengundang pembicara seminar bukanlah suatu hal yang terlalu penting. Namun kenyataannya dengan kehadiran mereka justru semakin menghidupkan suasana di dalam ruangan. Bayangkan saja jika Anda hanya bersama orang yang biasa ditemui dalam keseharian.
Pastinya suasana akan membosankan sekali dan membuat audiens merasa tidak betah berlama-lama di sana. Kemungkinan terburuk tentu saja materi yang sudah dipersiapkan tidak bisa terserap dengan baik oleh para pendengar. Jadi kehadiran pembicara seminar justru membantu seminar lebih hidup.
Namun di sisi lain, Anda juga harus benar-benar fokus untuk mencari pembicara yang provesional, sesuai bidangnya, dan juga jam terbang yang tinggi.
Itulah beberapa cara yang bisa dilakukan ketika hendak mengundang pembicara untuk turut serta meramaikan seminar. Pada dasarnya acara tersebut dibuat untuk membagikan ilmu untuk orang lain sehingga jangan sampai karena salah memilih pembicara justru menjadi kaku.
